Come inviare una fattura elettronica allo SDI

Per inviare una fattura elettronica al Sistema di Interscambio servono un file XML conforme al tracciato FatturaPA, un canale di trasmissione tra quelli previsti dall'Agenzia delle Entrate e l'indirizzo telematico del cliente, cioè il codice destinatario di sette caratteri oppure la sua PEC. Il file va nominato secondo una regola precisa e trasmesso entro dodici giorni dall'operazione. Lo SDI risponde con una ricevuta di consegna o con una notifica di scarto.

Chi emette poche fatture può fare tutto dal portale Fatture e Corrispettivi senza software di terze parti. Chi ne emette molte accredita un canale telematico e trasmette dal proprio gestionale.

I canali di trasmissione

Canale	Come funziona	Adatto a
Procedura web Fatture e Corrispettivi	Compili o carichi l'XML nell'area riservata, accesso con SPID, CIE o CNS	Pochi documenti al mese
App FatturAE	Compilazione da smartphone, stessa area riservata	Emissione occasionale
PEC	Invii l'XML come allegato a sdi01@pec.fatturapa.it	Chi ha già una PEC e volumi bassi
SDICoop Trasmissione	Web service tra il gestionale e lo SDI, richiede accreditamento	Gestionali e volumi costanti
SdIFtp	Trasferimento di lotti su canale FTP dedicato, richiede accreditamento	Volumi elevati, invii massivi
Intermediario delegato	Commercialista o provider trasmette per conto tuo	Chi non vuole gestire un canale proprio

Per PEC vale una regola pratica: la prima fattura si manda a sdi01@pec.fatturapa.it, poi lo SDI comunica nella risposta l'indirizzo da usare per gli invii successivi, e da quel momento si scrive lì.

Cosa deve contenere il file prima di partire

Il documento è un XML che segue il tracciato FatturaPA pubblicato dall'Agenzia delle Entrate. I dati che generano più scarti sono sempre gli stessi quattro.

La partita IVA di chi emette e di chi riceve deve risultare attiva, e per un cliente privato serve il codice fiscale scritto correttamente. L'indirizzo telematico del destinatario è il codice di sette caratteri, oppure 0000000 con la PEC nel campo dedicato: la guida su come trovare il codice destinatario SDI spiega i casi possibili, e il servizio codice destinatario SDI restituisce l'indirizzo registrato a partire dalla partita IVA.

Il tipo documento e la natura IVA vanno coerenti tra loro: un'aliquota a zero senza il codice natura che la motiva viene bloccata dal controllo formale. Il nome del file, infine, segue una regola rigida: IT, l'identificativo fiscale di chi trasmette, un underscore e un progressivo alfanumerico mai usato prima, per esempio IT01234567890_00001.xml.

La firma digitale è obbligatoria solo per le fatture verso la Pubblica Amministrazione. In quel caso il file diventa .xml.p7m e serve un certificato di firma digitale. Tra privati la firma resta facoltativa. Sul portale web e via PEC il file non deve superare i 5 MB.

La procedura, passo per passo

1. Genera l'XML con il gestionale, con la procedura web dell'Agenzia o con un servizio di trasmissione.
2. Nomina il file rispettando la regola del progressivo univoco. Un nome già usato produce uno scarto immediato.
3. Firma il file se il destinatario è una PA, altrimenti salta questo passaggio.
4. Trasmetti sul canale scelto. La trasmissione è il momento che conta ai fini dei termini di emissione.
5. Attendi la ricevuta. Arriva sullo stesso canale da cui hai inviato, di norma in pochi minuti, comunque entro cinque giorni.
6. Conserva fattura e ricevute per dieci anni in conservazione a norma. L'Agenzia offre il servizio gratuito, ma va attivato con un'adesione esplicita nell'area riservata.

Se non vuoi accreditare un canale né installare un gestionale, l'invio di una fattura elettronica singola copre generazione dell'XML, trasmissione e gestione delle notifiche per il singolo documento.

Le ricevute dello SDI e cosa significano

Sigla	Ricevuta	Cosa vuol dire
RC	Ricevuta di consegna	La fattura è arrivata al canale del destinatario. Operazione conclusa
MC	Mancata consegna	Il canale del destinatario non era raggiungibile. La fattura resta nell'area riservata del cliente e va avvisato
NS	Notifica di scarto	La fattura non è stata emessa. Va corretta e ritrasmessa
AT	Attestazione di avvenuta trasmissione	La fattura è valida ma non recapitabile, tipicamente per un destinatario estero
NE	Notifica di esito	Solo per la PA: l'ente ha accettato o rifiutato il documento
DT	Decorrenza termini	Solo per la PA: sono passati quindici giorni senza risposta dell'ente

Ricevuta di consegna e attestazione hanno lo stesso effetto ai fini fiscali: la fattura risulta emessa. La mancata consegna non è un errore del fornitore, ma va gestita avvisando il cliente che il documento lo aspetta nella sua area riservata.

Quando la fattura viene scartata

Una fattura scartata si considera non emessa. C'è tempo cinque giorni dalla notifica di scarto per correggerla e ritrasmetterla mantenendo data e numero originari: in questo modo la numerazione resta continua e non serve una nota di variazione.

I motivi ricorrenti sono di forma, non di sostanza:

Codice	Motivo
00001	Nome del file non conforme alla regola di denominazione
00200	File non conforme al formato previsto dalle specifiche tecniche
00300	Partita IVA del cedente non valida o cessata
00404	Fattura duplicata, stesso numero e stessa data già trasmessi

L'elenco completo dei codici è nelle specifiche tecniche pubblicate sul portale FatturaPA. Prima di ritrasmettere conviene verificare che la partita IVA del cliente risulti ancora attiva: è la causa di scarto più frequente e l'unica che non si risolve modificando il file.

Entro quando va trasmessa

Tipo di fattura	Termine di trasmissione
Immediata	Entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell'operazione
Differita	Entro il 15 del mese successivo a quello dell'operazione, con DDT o documento equivalente
Operazioni con l'estero, cessioni attive	Entro i termini di emissione della fattura
Operazioni con l'estero, acquisti	Entro il quindicesimo giorno del mese successivo a ricevimento del documento

Nella fattura immediata la data del documento resta quella dell'operazione, anche se la trasmissione avviene nei giorni seguenti. È un punto che genera confusione: i dodici giorni riguardano l'invio, non la data da scrivere in fattura.

Cosa cambia con la riforma europea ViDA

Il pacchetto "IVA nell'era digitale", pubblicato in Gazzetta ufficiale dell'Unione il 25 marzo 2025, riscrive le regole della fatturazione elettronica in tre tappe. Per chi già lavora con lo SDI il primo effetto è positivo: dal 14 aprile 2025 uno Stato membro può imporre la fattura elettronica sulle operazioni interne senza chiedere una deroga alla Commissione, e l'emissione non richiede più il consenso del destinatario. L'Italia, che era partita nel 2019 proprio grazie a un'autorizzazione in deroga, si trova allineata senza dover cambiare nulla.

Data	Cosa scatta
14 aprile 2025	Cade l'obbligo di deroga per gli obblighi nazionali e il consenso del destinatario
1° luglio 2030	Fattura elettronica obbligatoria sulle operazioni B2B intra-UE, trasmissione entro 10 giorni
1° luglio 2030	Il reporting digitale sostituisce gli elenchi riepilogativi Intrastat nella funzione fiscale
1° gennaio 2035	I sistemi nazionali già esistenti, compreso lo SDI, devono allinearsi allo standard europeo

Il passaggio che cambierà davvero le abitudini è quello del 2030. Le cessioni e le prestazioni verso soggetti passivi di altri Stati membri dovranno viaggiare come fatture elettroniche strutturate conformi allo standard EN 16931, con una finestra di trasmissione di dieci giorni dall'evento imponibile. Il tracciato FatturaPA resterà per l'interno, ma per l'estero servirà un formato che oggi la maggior parte dei gestionali italiani non produce.

In Italia il recepimento è stato avviato con la legge di delegazione europea 2025, approvata in via definitiva nel marzo 2026, che delega il Governo ad adottare i decreti attuativi. Le regole operative arriveranno da lì.

Chi sta scegliendo oggi un gestionale ha una domanda in più da fare al fornitore: se e quando produrrà l'EN 16931 oltre al tracciato nazionale. È l'unica scelta di oggi che il 2030 rischia di rendere costosa.

Domande frequenti

Serve un software a pagamento per inviare al SDI? No. La procedura web nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate permette di compilare, firmare e trasmettere senza costi. Un gestionale conviene quando i documenti diventano molti o devono confluire in contabilità.

Se il cliente non mi dà il codice destinatario posso emettere lo stesso? Sì, indicando 0000000. La fattura è valida e viene depositata nell'area riservata del cliente, che va avvisato.

Cosa cambia per le fatture verso l'estero? Si usa lo stesso tracciato con codice destinatario XXXXXXX. La comunicazione delle operazioni transfrontaliere passa dallo SDI e non richiede più un adempimento separato.

Posso inviare una fattura oltre i dodici giorni? Tecnicamente sì, il sistema la accetta, ma l'emissione tardiva è sanzionabile. Se l'imposta è stata comunque liquidata nel periodo corretto la sanzione è ridotta, e resta possibile il ravvedimento operoso.

Devo fare qualcosa adesso per ViDA? No. Fino al 2030 le operazioni intra-UE continuano a passare dallo SDI con il tracciato attuale. L'unica accortezza riguarda le scelte di lungo periodo sul gestionale, che conviene verificare siano compatibili con lo standard EN 16931.

Chi conserva le fatture, io o l'Agenzia? La responsabilità della conservazione a norma resta del contribuente. Il servizio gratuito dell'Agenzia la assolve, ma solo dopo aver sottoscritto l'accordo di servizio nell'area riservata: senza adesione, le fatture nel portale sono consultabili ma non conservate a norma.

Fonti ufficiali

Le regole di trasmissione, i canali accreditati e i codici di scarto sono pubblicati dall'Agenzia delle Entrate e sul portale FatturaPA, che ospita anche il tracciato XML e le specifiche tecniche in vigore. L'obbligo di fatturazione elettronica e i termini di emissione discendono dal D.Lgs. 127/2015. Il calendario europeo del 2030 e del 2035 è nella Direttiva (UE) 2025/516. I riferimenti puntuali sono in fondo alla pagina.

Disclaimer

Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce la consulenza fiscale. Termini di emissione, regime IVA applicabile e gestione degli scarti vanno verificati con il proprio commercialista rispetto al caso concreto. Vedi il disclaimer YMYL.