Come fare un background check su una persona: cosa si può controllare davvero

Un background check su una persona fisica, in Italia, si costruisce con tre materiali e nessun altro: i registri pubblici che chiunque può consultare, i documenti che l'interessato consegna, e le poche certificazioni che una legge specifica permette di richiedere su un terzo. Non esiste un archivio unico da interrogare con nome e cognome.

La differenza tra una verifica corretta e un illecito passa quasi sempre da una domanda sola: chi ha il diritto di chiedere quel documento. Il certificato del casellario giudiziale, per esempio, lo chiede l'interessato o un suo delegato, e costa 19,92 € tra imposta di bollo e diritti, con validità di sei mesi dal rilascio.

Il limite che viene prima di tutto il resto

Se il controllo serve a decidere un'assunzione, il perimetro lo fissa l'articolo 8 dello Statuto dei lavoratori. Vieta al datore di lavoro, sia in fase di assunzione sia durante il rapporto, di svolgere indagini, anche tramite terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del candidato, e più in generale su fatti non rilevanti per valutarne l'attitudine professionale.

Sono due divieti distinti, e il secondo è quello che si sottovaluta. Non basta evitare le domande sulle opinioni: qualunque informazione raccolta deve avere un nesso dimostrabile con le mansioni. Uno stesso dato può essere legittimo per un ruolo e illecito per un altro.

Per le agenzie per il lavoro e per chi svolge attività di preselezione il divieto è ribadito dall'articolo 10 del decreto legislativo 276/2003. Nel gennaio 2024 il Garante privacy ha approvato il codice di condotta di categoria, che impegna le agenzie aderenti a trattare i soli dati necessari all'instaurazione del rapporto, con l'obiettivo dichiarato di ridurre le discriminazioni nell'accesso al mercato del lavoro.

Il precedente Aler, che vale più di molte spiegazioni

Nel provvedimento sul questionario somministrato dall'Aler ai candidati per un ruolo dirigenziale, il Garante ha dichiarato illecito il trattamento, ritenendo il questionario in contrasto sia con l'articolo 8 dello Statuto sia con l'articolo 10 del decreto 276/2003.

Il punto pratico è che l'illecito non stava in un dossier investigativo, ma in un modulo di selezione. Le domande poste per iscritto a un candidato sono un trattamento di dati come qualunque altro, e vengono valutate con lo stesso metro.

Il casellario giudiziale, e chi può chiederlo

Il certificato del casellario giudiziale, nella forma unificata introdotta dal decreto legislativo 122/2018, riassume i vecchi certificati penale e civile e, per il cittadino italiano, riporta anche l'attestazione sulle iscrizioni nel casellario giudiziale europeo.

Possono richiederlo l'interessato, un suo delegato, i genitori o il tutore per i minori di sedici anni, il tutore per l'interdetto e la direzione dell'istituto per le persone detenute. Il certificato rilasciato all'interessato non può essere prodotto alla pubblica amministrazione o ai gestori di pubblici servizi.

Voce	Importo
Imposta di bollo (ogni due pagine)	16,00 €
Diritti di certificato	3,92 €
Totale richiesta ordinaria	19,92 €
Diritti di urgenza (rilascio in giornata o il giorno dopo)	3,92 €
Totale richiesta urgente	23,84 €

Il certificato vale sei mesi dalla data di rilascio. Il rilascio è gratuito in alcuni casi tassativi, tra cui le controversie di lavoro e i procedimenti di adozione. Per chi si candida a cariche elettive, la legge 3/2019 dimezza i costi previa dichiarazione dell'interessato sulla finalità di pubblicazione.

C'è una sola ipotesi in cui è il datore di lavoro a chiedere direttamente il certificato su un'altra persona, ed è l'articolo 25-bis del DPR 313/2002, introdotto dal decreto legislativo 39/2014 in attuazione della normativa contro l'abuso e lo sfruttamento sessuale dei minori. Chi impiega qualcuno in attività professionali o volontarie organizzate che comportano contatti diretti e regolari con minori deve richiederlo al momento dell'assunzione.

Quel certificato non è una fedina penale completa. Riporta le condanne per i reati previsti dagli articoli 600-bis, 600-ter, 600-quater, 600-quater.1, 600-quinquies e 609-undecies del codice penale, le sanzioni interdittive dall'esercizio di attività che comportino contatti con minori e le relative misure di sicurezza. Il Ministero della Giustizia chiarisce che non va rinnovato periodicamente, che l'obbligo scatta all'atto dell'assunzione e che, in attesa del rilascio, il contratto si può comunque stipulare acquisendo una dichiarazione sostitutiva dal lavoratore.

Condanne e reati sono una categoria a parte

Un dato su una condanna penale non si tratta come un indirizzo o un'esperienza lavorativa. L'articolo 10 del GDPR lo sottrae alle regole ordinarie, e in Italia l'articolo 2-octies del Codice privacy fissa il criterio: fuori dal controllo dell'autorità pubblica, il trattamento è consentito solo se lo autorizza una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento, con garanzie appropriate per l'interessato.

Il consenso del candidato non basta. Il comma 3 dello stesso articolo elenca gli ambiti in cui la norma autorizzativa può esistere: tra questi gli obblighi in materia di lavoro, nei limiti di leggi e contratti collettivi, e la verifica dei requisiti di onorabilità nei casi previsti. L'articolo 25-bis del DPR 313/2002 è l'esempio tipico di norma che autorizza. Dove una norma così manca, chiedere il certificato "per sicurezza" non ha base giuridica.

Le fonti che chiunque può consultare

Fuori dal perimetro giudiziario esistono registri pubblici, nati per dare pubblicità legale a situazioni che riguardano i terzi. Sono la parte del background check che si può fare senza il consenso dell'interessato, perché la pubblicità è la loro ragione d'essere.

Cosa vuoi sapere	Fonte	Come si cerca
Veicoli intestati a una persona	Visura nominativa al PRA	Codice fiscale, 25,63 € per nominativo
Immobili intestati	Catasto e conservatoria	Dati anagrafici del soggetto
Ruoli in società	Registro delle imprese	Nome e cognome o codice fiscale
Protesti e pregiudizievoli	Registro informatico dei protesti e conservatorie	Dati anagrafici del soggetto
Residenza anagrafica	Certificato del Comune	Dati anagrafici del soggetto

La visura nominativa al PRA esiste in due versioni, attuale e storica: la prima elenca i veicoli intestati alla data della richiesta, la seconda quelli posseduti nel tempo e poi ceduti. La ricerca avviene per codice fiscale.

Sul fronte patrimoniale, la ricostruzione degli immobili è spiegata in come sapere quali immobili sono intestati a una persona, mentre il quadro complessivo di beni e cariche si ottiene con un report patrimoniale sulla persona. I protesti a carico di una persona fisica si controllano con la verifica protesti, e il quadro completo di pignoramenti, fermi e aste è spiegato in come sapere se una persona ha debiti o pignoramenti. Sulla residenza, chi può chiedere il certificato e come è descritto in come richiedere il certificato di residenza.

Verificare che la persona sia chi dice di essere

Prima di ogni approfondimento viene l'identità, e nel lavoro da remoto è il passaggio che salta più spesso. Un documento fotografato può essere di un'altra persona, alterato o semplicemente scaduto.

La verifica dell'identità del documento controlla la validità del documento e la corrispondenza con chi lo esibisce; il funzionamento dei controlli antifrode è descritto in come funziona la verifica dell'identità nel KYC. Per i rapporti soggetti a obblighi antiriciclaggio il controllo si estende a liste PEP e sanzioni, come spiegato in cos'è lo screening AML e PEP.

Come si imposta una verifica pre-assuntiva difendibile

Il metodo che regge a un'ispezione è noioso e ha quattro passaggi.

1. Scrivi cosa serve sapere e perché, mansione per mansione. Un ruolo che maneggia denaro giustifica controlli che un ruolo di back office non giustifica. La motivazione va messa per iscritto prima della raccolta, non ricostruita dopo.
2. Scegli il canale meno invasivo che risponde alla domanda. Le referenze indicate dal candidato restano lo strumento più solido per riscontrare le esperienze precedenti. I titoli di studio si verificano presso l'istituto che li ha rilasciati. Per i precedenti penali vale la regola dell'articolo 2-octies: senza una norma che lo autorizza, il controllo non si fa.
3. Consegna l'informativa privacy prima di raccogliere i dati. Indica finalità, base giuridica e tempi di conservazione. Anche curriculum e questionari di selezione sono trattamenti di dati.
4. Cancella quello che non serve più. Tenere i dossier dei candidati non assunti oltre il tempo necessario è uno degli errori più contestati, e non ha nessuna utilità operativa. Per la parte documentale di questo lavoro esiste un servizio dedicato, il background check sul candidato.

Il caso diverso: verificare una controparte contrattuale

Quando la persona non è un candidato ma una controparte, l'articolo 8 dello Statuto non si applica e il perimetro cambia. Restano il GDPR e il principio di minimizzazione, ma la finalità di tutela del credito è una base solida per consultare i registri pubblici.

Chi sta per firmare un contratto rilevante, affittare un immobile o concedere una dilazione ha interesse a sapere se la controparte ha protesti, procedure in corso o beni aggredibili. Sono tutte informazioni che i registri pubblici rendono disponibili proprio per questo.

Domande frequenti

Posso chiedere il certificato penale a un candidato? Solo se una norma di legge, o un regolamento nei casi previsti dalla legge, lo autorizza per quella mansione: è la regola dell'articolo 2-octies del Codice privacy. Il caso più frequente è il certificato dell'articolo 25-bis per chi lavora con minori. Fuori da queste ipotesi la richiesta non ha base giuridica, e il consenso del candidato non la sana.

Quanto costa il certificato del casellario giudiziale? 19,92 € per la richiesta ordinaria, tra 16,00 € di imposta di bollo e 3,92 € di diritti. Con l'urgenza si aggiungono altri 3,92 €, per un totale di 23,84 €.

Quanto vale nel tempo? Sei mesi dalla data di rilascio.

Posso cercare i carichi pendenti di una persona? Il certificato dei carichi pendenti riguarda procedimenti non ancora definiti e tocca la presunzione di innocenza. Nel contesto pre-assuntivo la sua richiesta è considerata problematica: se ti serve, parlane prima con un legale del lavoro.

Un investigatore privato può fare quello che io non posso? No. L'articolo 8 vieta le indagini anche a mezzo di terzi, quindi affidare a un investigatore un accertamento vietato non lo rende lecito.

Posso usare i social network del candidato? I profili aperti sono visibili, ma la visibilità non è una base giuridica. Un profilo personale contiene per definizione dati non pertinenti alle mansioni, e la sua consultazione sistematica è il tipo di raccolta che l'articolo 8 esclude.

E se la persona vive all'estero? I registri italiani non la coprono. Servono le certificazioni del paese di residenza e, per le condanne, l'attestazione europea contenuta nel certificato unificato quando l'interessato è cittadino italiano.

Fonti ufficiali

Il divieto di indagini sulle opinioni e sui fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale è all'articolo 8 della legge 300/1970, consultabile su Normattiva. I requisiti soggettivi per la richiesta del certificato del casellario giudiziale, gli importi di 16,00 € di bollo e 3,92 € di diritti, il costo aggiuntivo per l'urgenza e la validità di sei mesi sono pubblicati dal Ministero della Giustizia nella scheda dedicata. L'obbligo del datore di lavoro di richiedere il certificato ai sensi dell'articolo 25-bis del DPR 313/2002, il suo contenuto limitato ai reati indicati e le indicazioni su rinnovo e dichiarazione sostitutiva sono nella scheda ministeriale sul certificato richiesto dal datore di lavoro. L'illegittimità del questionario di selezione per contrasto con l'articolo 8 dello Statuto e con l'articolo 10 del decreto legislativo 276/2003 è affermata dal Garante nel provvedimento doc. web 1825798; il codice di condotta per le Agenzie per il lavoro è stato approvato con il provvedimento dell'11 gennaio 2024, doc. web 9983415. Il principio per cui i dati su condanne e reati si trattano solo se una norma lo autorizza è all'articolo 2-octies del decreto legislativo 196/2003, su Normattiva. Il costo di 25,63 € per nominativo e la ricerca per codice fiscale della visura nominativa sono indicati nella scheda ACI del servizio.

Disclaimer

Questa guida ha scopo informativo e non costituisce consulenza legale. La liceità di un controllo dipende dalla mansione, dalla base giuridica scelta e dal contesto contrattuale: prima di impostare una procedura di verifica sui candidati fai validare il perimetro da un legale del lavoro o dal tuo DPO. Vedi il disclaimer YMYL.