Come verificare la partita IVA di un'azienda europea

La verifica si fa sul VIES, il sistema della Commissione europea che interroga in tempo reale l'archivio fiscale del paese che ha rilasciato il numero. La risposta dice una cosa sola: se quel numero è valido oggi per le operazioni intracomunitarie. Non conferma che l'azienda sia attiva, né che sia affidabile, né che l'indirizzo sia quello vero.

È una distinzione che conta, perché il VIES è il presupposto per fatturare senza IVA a un cliente di un altro Stato membro, e la prova di averlo interrogato è la prima cosa che il fisco chiede se l'operazione viene contestata.

Cosa dice e cosa non dice il VIES

La verifica VIES conferma	La verifica VIES non conferma
Che il numero IVA esiste ed è valido per le operazioni intra-UE	Che l'azienda sia operativa o solvibile
Il paese che lo ha rilasciato	La forma giuridica e i poteri di firma
Ragione sociale e indirizzo, se lo Stato membro li espone	Che il tuo interlocutore lavori davvero per quell'azienda
La data e l'ora della consultazione	Che il numero fosse valido a una data passata

L'ultima riga è quella che crea più problemi. Il VIES risponde sul presente: se ti serve dimostrare che il cliente era iscritto il giorno della cessione, devi aver conservato l'esito di allora. Non esiste una consultazione retroattiva.

Validazione semplice e validazione qualificata

L'interrogazione può restituire due livelli di risposta.

La validazione semplice dice soltanto valido o non valido. È quella che si ottiene inserendo il numero IVA da solo.

La validazione qualificata si ottiene indicando anche nome e indirizzo dell'azienda: il sistema li confronta con quelli in archivio e restituisce una corrispondenza piena, parziale o nulla. Rilascia inoltre un numero di consultazione, che è la prova documentale da conservare in contabilità.

Quando la controparte è nuova conviene sempre la seconda: costa lo stesso e produce un riscontro archiviabile. La verifica della partita IVA europea restituisce l'esito in forma strutturata a partire dal codice paese e dal numero, così l'esito finisce direttamente nel gestionale invece che in uno screenshot.

Formato del numero: cosa cambia da paese a paese

Il numero IVA comunitario si compone del prefisso di due lettere del paese seguito da un identificativo di lunghezza e struttura variabile. In Italia sono undici cifre, in Germania nove, in Francia due caratteri di controllo più le nove cifre del SIREN, nei Paesi Bassi dodici caratteri con B in posizione fissa. Un numero rifiutato dal VIES è spesso solo un numero digitato con il formato sbagliato: spazi, punti e il prefisso ripetuto due volte sono gli errori più comuni.

Due dettagli che fanno perdere tempo più spesso degli altri: la Grecia usa il prefisso EL e non GR, e dopo la Brexit i numeri britannici non sono più interrogabili sul VIES, con l'eccezione dell'Irlanda del Nord che mantiene il prefisso XI.

Se il VIES risponde "non valido"

Un esito negativo non significa che l'azienda non esista. Le cause sono quasi sempre queste.

• Numero corretto ma azienda non iscritta al VIES. In diversi Stati membri, Italia inclusa, l'abilitazione alle operazioni intracomunitarie è un'opzione separata dall'apertura della partita IVA. L'azienda esiste ed è regolare, ma non può ancora ricevere fatture in regime intra-UE. La soluzione è che sia lei a chiedere l'iscrizione al proprio ufficio fiscale.
• Numero cessato: l'attività è chiusa o l'autorizzazione è stata revocata. Qui il registro imprese del paese dice quando e perché.
• Errore di trascrizione: prefisso doppio, cifra mancante, formato non conforme.

Finché l'esito resta negativo la cessione va fatturata con IVA italiana. Emettere in regime di non imponibilità verso un soggetto non iscritto espone il cedente al recupero dell'imposta.

Quando il VIES non basta

Il VIES risponde a una domanda fiscale. Se la domanda è "con chi sto contrattando", serve il registro delle imprese del paese di costituzione, che restituisce forma giuridica, sede legale, amministratori e poteri di rappresentanza.

Per le controparti europee il profilo azienda estera copre l'anagrafica di base, mentre la versione estesa aggiunge assetto proprietario e cariche, cioè i dati che servono prima di firmare un contratto o aprire un fido. Per una controparte italiana lo stesso ruolo lo svolge la visura camerale ordinaria.

Domande frequenti

La verifica VIES è gratuita? Sì, il portale della Commissione europea è pubblico e gratuito. Il costo, quando c'è, riguarda l'accesso via API e la conservazione automatica dell'esito, non il dato.

Devo conservare la prova della verifica? Sì. In caso di controllo su una cessione intracomunitaria l'esito della consultazione è l'elemento che documenta la buona fede del cedente. Il numero di consultazione della validazione qualificata assolve a questa funzione.

Ogni quanto va ripetuta per un cliente abituale? Non c'è una periodicità fissata per legge. La prassi prudente è verificare a ogni fattura per i clienti nuovi e almeno una volta l'anno per quelli consolidati, perché un'iscrizione VIES può essere revocata senza preavviso al fornitore.

Il VIES mostra sempre nome e indirizzo? No. Alcuni Stati membri li restituiscono, altri no per ragioni di riservatezza dell'anagrafica fiscale. Dove non compaiono resta possibile la validazione qualificata, che conferma la corrispondenza senza esporre il dato.

Posso verificare una partita IVA extra-UE? Non con il VIES, che copre i soli Stati membri. Per Svizzera, Regno Unito e paesi terzi serve il registro nazionale corrispondente.

Fonti ufficiali

Il servizio di validazione è gestito dalla Commissione europea; l'iscrizione all'archivio dei soggetti autorizzati alle operazioni intracomunitarie è disciplinata in Italia dall'Agenzia delle Entrate. Il regolamento di esecuzione (UE) n. 79/2012 definisce le informazioni che gli Stati membri rendono disponibili in fase di consultazione.

Disclaimer

I contenuti hanno valore informativo e non costituiscono consulenza professionale. Per il trattamento IVA delle operazioni intracomunitarie e per la documentazione da conservare rivolgersi al proprio commercialista. Vedi disclaimer YMYL.