Come registrare un contratto di locazione: termini, costi e procedura RLI

Un contratto di locazione va registrato entro 30 giorni dalla data di stipula, oppure dalla data di decorrenza se questa è anteriore. L'obbligo riguarda sia il locatore sia il conduttore, in solido, qualunque sia l'importo del canone. La via più rapida è RLI web, dentro l'area riservata dell'Agenzia delle Entrate, con accesso SPID, CIE o CNS; in alternativa si va in ufficio con il modello RLI cartaceo.

Il costo dipende da quale regime si sceglie: imposta di registro al 2% del canone più bollo, oppure cedolare secca, che sostituisce entrambe.

Chi deve registrare, e le poche eccezioni

Tutti i contratti di locazione e affitto di beni immobili vanno registrati, compresi quelli su fondi rustici e quelli stipulati da soggetti passivi IVA. Non conta l'ammontare del canone.

L'unica esclusione di rilievo riguarda le locazioni a uso abitativo che non superano complessivamente 30 giorni nell'anno tra le stesse parti. Il conteggio è annuo e cumulativo: tre soggiorni da dodici giorni con lo stesso inquilino nello stesso anno fanno 36 giorni, e l'obbligo scatta.

Locatore e conduttore rispondono in solido dell'imposta. In pratica registra chi ha più interesse a farlo, di solito il proprietario, ma se nessuno provvede l'Agenzia può rivolgersi a entrambi.

I dati che servono prima di aprire il modello

Il modello RLI chiede gli identificativi catastali dell'immobile e la sua rendita, non solo l'indirizzo. Se non li hai sottomano, prendili prima: sbagliare foglio, particella o subalterno significa registrare il contratto su un'unità diversa dalla propria.

Dato richiesto	Dove si trova
Foglio, particella, subalterno	Visura catastale, rogito, precedente contratto
Categoria e rendita catastale	Visura catastale
Codice fiscale delle parti	Documenti di locatore e conduttore
Canone annuo e durata	Contratto

Gli identificativi si leggono su una visura catastale, che si ordina anche con il solo indirizzo. Se stai per affittare a un soggetto di cui vuoi prima farti un'idea patrimoniale, la visura catastale per soggetto elenca gli immobili intestati a una persona su tutto il territorio nazionale. Il significato dei singoli campi è spiegato in come leggere una visura catastale.

Registrazione online con RLI web

RLI web consente di registrare il contratto senza installare software. Dallo stesso servizio si comunicano proroghe, cessioni e risoluzioni, e si esercita o si revoca l'opzione per la cedolare secca. Il pagamento delle imposte avviene con addebito diretto sul conto corrente.

Il percorso dentro l'area riservata: accesso con SPID, CIE o CNS oppure con credenziali Entratel o Fisconline, poi si scrive "locazione" nel campo "Cerca il servizio", si apre "contratti di locazione" e si seleziona "Prima registrazione". La procedura è guidata schermata dopo schermata.

Quando puoi evitare di allegare il contratto

Di regola va allegata copia del contratto in formato TIF, TFF o PDF/A. L'allegato non è obbligatorio se ricorrono tutte queste condizioni:

• il contratto è stipulato tra persone fisiche che non agiscono nell'esercizio di impresa, arte o professione;
• i locatori e i conduttori non superano tre per parte;
• c'è una sola unità abitativa, con non più di tre pertinenze;
• tutti gli immobili sono censiti con attribuzione di rendita;
• il contratto disciplina esclusivamente il rapporto di locazione.

Basta che una sola condizione manchi e la scansione va caricata. È il motivo per cui una rendita non attribuita, magari perché l'unità è ancora accatastata come in corso di costruzione, blocca la procedura semplificata.

Chi è obbligato al canale telematico

La via telematica è obbligatoria per gli agenti immobiliari e per chi possiede almeno 10 immobili. Per tutti gli altri è facoltativa, a condizione di essere abilitati ai servizi telematici. Chi non è abilitato può rivolgersi a un intermediario o registrare in ufficio.

Registrazione in ufficio

Serve un appuntamento presso un ufficio dell'Agenzia delle Entrate. Da portare:

• almeno due originali del contratto firmati, oppure un originale e una copia di cui l'ufficio attesterà la conformità;
• i contrassegni telematici (marche da bollo) con data non successiva alla stipula, applicati su ogni copia da registrare;
• la ricevuta del versamento dell'imposta di registro, effettuato con il modello F24 Elementi identificativi.

Il bollo con data successiva alla firma del contratto è l'errore che fa tornare indietro dallo sportello: la marca deve essere anteriore o pari alla data di stipula.

Quanto costa: regime ordinario

Voce	Importo
Imposta di registro, fabbricati a uso abitativo	2% del canone annuo
Minimo per la prima registrazione	67 euro
Fondi rustici	0,50% del canone
Imposta di bollo	16 euro ogni 4 facciate scritte e comunque ogni 100 righe, per copia

L'imposta si può versare anno per anno, pari al 2% del canone di ciascuna annualità tenendo conto degli aggiornamenti Istat, entro 30 giorni dalla scadenza dell'annualità precedente. Il minimo di 67 euro vale per la prima registrazione: negli anni successivi l'importo può risultare anche inferiore.

Chi paga in un'unica soluzione per l'intera durata ha diritto a una detrazione pari alla metà del tasso di interesse legale moltiplicato per il numero delle annualità. Se il contratto viene disdetto in anticipo, spetta il rimborso di quanto versato per le annualità successive alla disdetta.

Esempio. Canone di 7.200 euro l'anno su un contratto quadriennale. L'imposta di registro annuale è il 2% di 7.200, cioè 144 euro, dovuta alla registrazione e poi alle scadenze delle annualità successive. L'imposta si divide per metà tra locatore e conduttore, salvo diverso accordo, ma resta dovuta in solido verso l'Agenzia.

Quanto costa: cedolare secca

La cedolare secca è un'imposta sostitutiva dell'Irpef e delle relative addizionali sul canone, e porta con sé l'esenzione da imposta di registro e di bollo per registrazione, risoluzioni e proroghe.

Tipo di contratto	Aliquota
Contratto a canone libero	21% del canone annuo
Contratto a canone concordato nei Comuni previsti dalla norma	10% del canone annuo

Il prezzo da pagare è la rinuncia all'aggiornamento Istat del canone per tutta la durata dell'opzione. Su un contratto lungo, con inflazione non trascurabile, il conto va fatto prima e non dopo.

I punti su cui si sbaglia più spesso:

• la cedolare non sostituisce l'imposta di registro dovuta sulla cessione del contratto;
• se ci sono contitolari che non optano, questi versano il registro sulla quota di canone loro imputabile, il bollo resta dovuto sul contratto e il registro va versato per intero dove la norma fissa un minimo;
• se l'opzione non viene esercitata alla registrazione, registro e bollo sono dovuti e non vengono rimborsati quando si opta più avanti.

Confronto rapido tra i due regimi

	Regime ordinario	Cedolare secca
Imposta di registro	2% del canone, minimo 67 euro	Non dovuta
Imposta di bollo	16 euro ogni 4 facciate	Non dovuta
Tassazione del canone	Concorre al reddito Irpef	21% o 10% sostitutiva
Aggiornamento Istat	Consentito	Escluso
Chi può usarla	Chiunque	Solo locatori persone fisiche fuori dall'esercizio di impresa

Dopo la registrazione

Le annualità successive alla prima vanno pagate entro 30 giorni dalla scadenza di quella precedente, salvo che si sia scelto il pagamento in unica soluzione o la cedolare secca. Proroghe, cessioni e risoluzioni si comunicano con lo stesso modello RLI.

Se arriva un avviso di liquidazione dell'imposta di registro relativo a un'annualità successiva alla prima, si può chiedere assistenza con il servizio telematico CIVIS nell'area riservata, alla voce "Istanze autotutela locazioni", senza andare in ufficio.

Come si proroga un contratto di locazione

La proroga si comunica all'Agenzia delle Entrate entro 30 giorni dalla scadenza del contratto, o dalla scadenza della proroga precedente, con lo stesso modello RLI usato per la registrazione. Si parla di proroga ogni volta che la durata del contratto viene prolungata per un periodo ulteriore, e l'Agenzia chiede che venga sempre comunicata.

Nei contratti abitativi a canone libero il prolungamento spesso avviene da solo. L'articolo 2 della legge 431/1998 prevede che alla prima scadenza il contratto 4+4 si rinnovi per altri quattro anni, salvo il diniego del locatore per uno dei motivi elencati dall'articolo 3. Anche il rinnovo automatico va comunicato: il fatto che nessuno abbia scritto nulla non esonera dall'adempimento fiscale.

Canale	Come si comunica la proroga	Come si paga l'imposta
RLI web o software RLI	Invio telematico dall'area riservata	Addebito sul conto corrente, nello stesso invio
Ufficio dell'Agenzia	Modello RLI cartaceo all'ufficio dove il contratto è stato registrato, entro i 30 giorni	Modello F24 Elementi identificativi, codice tributo 1504

Per chi paga l'imposta di registro l'importo segue le regole della prima registrazione. Si versa per la singola annualità o per l'intero periodo di proroga, e si calcola sul canone aggiornato, compreso l'eventuale adeguamento Istat. L'Agenzia usa questo esempio: un contratto 4+4 con canone di 7.200 euro e decorrenza 1° maggio 2026 arriva alla prima scadenza il 30 aprile 2030. Se prosegue per altri quattro anni, l'imposta della proroga, 144 euro con pagamento annuale e senza adeguamenti, va versata entro il 31 maggio 2030. Le annualità successive scadono il 31 maggio 2031, 2032 e 2033.

Chi ha scelto la cedolare secca non versa imposta di registro sulla proroga, ma deve confermare l'opzione entro gli stessi 30 giorni. Se la conferma manca, l'opzione non decade quando il locatore ha tenuto un comportamento coerente con il regime: ha versato l'imposta sostitutiva e ha dichiarato il canone nel quadro giusto. Per chi invece vuole chiudere il rapporto alla scadenza, la guida su come si disdice un contratto di affitto spiega preavvisi e motivi di diniego.

Per trovare il codice identificativo del contratto da prorogare, l'Agenzia mette a disposizione un servizio di ricerca nell'area riservata. Il codice è riportato anche sulla ricevuta della prima registrazione.

Registrazione tardiva: le sanzioni dopo la riforma del 2025

L'articolo 69 del Testo unico dell'imposta di registro, nella formulazione introdotta dall'articolo 20 comma 1 del D.Lgs. 12 giugno 2025 n. 81, distingue due sole situazioni.

Ritardo	Sanzione	Minimo
Non superiore a 30 giorni	45% dell'imposta dovuta	150 €
Oltre 30 giorni, registrazione considerata omessa	120% dell'imposta dovuta	250 €

Il trentunesimo giorno è uno spartiacque vero. Si passa dal 45% al 120% e il minimo sale da 150 a 250 euro, quindi vale la pena registrare anche un contratto già scaduto di termine piuttosto che rimandare ancora.

Su quale imposta si calcola, nei contratti pluriennali

È il punto che ha prodotto più contenzioso, e l'Agenzia delle Entrate lo ha chiarito con la risoluzione n. 56 del 13 ottobre 2025, recependo l'orientamento ormai consolidato della Cassazione.

Se il contribuente paga l'imposta anno per anno, la sanzione dell'articolo 69 si commisura all'imposta di registro della sola prima annualità, non a quella calcolata sui corrispettivi pattuiti per l'intera durata del contratto. Per le annualità successive alla prima si applica invece la sanzione per tardivo versamento dell'articolo 13 del D.Lgs. 18 dicembre 1997 n. 471.

Sul contratto quadriennale dell'esempio precedente, canone di 7.200 euro l'anno, la base della sanzione è quindi l'imposta di 144 euro della prima annualità, non quella calcolata sui 28.800 euro complessivi. La differenza tra le due letture è di ordini di grandezza, ed è la ragione per cui gli uffici sono stati invitati a riesaminare i procedimenti ancora pendenti.

Se hai optato per la cedolare secca

L'articolo 69 si applica anche in regime di cedolare secca. Non essendovi imposta di registro dovuta, però, le sanzioni sono in misura fissa: 150 euro per la tardiva registrazione e 250 euro per l'omessa registrazione. Le stesse misure valgono quando l'imposta non è dovuta per effetto di altri regimi sostitutivi o agevolativi.

Quanto abbatte il ravvedimento operoso

Sulla sanzione così determinata si può applicare il ravvedimento previsto dall'articolo 13 del D.Lgs. 18 dicembre 1997 n. 472, con riduzioni che dipendono da quando ci si mette in regola.

Quando regolarizzi	Sanzione ridotta a
Entro 30 giorni	1/10
Entro 90 giorni	1/9
Entro un anno	1/8
Entro due anni	1/7
Oltre due anni	1/6

Agli importi si sommano gli interessi legali. Una precisazione sulle date conta più di quanto sembri: alle violazioni commesse prima dell'entrata in vigore delle modifiche si applicano le sanzioni nella versione allora vigente, anche se il ravvedimento avviene oggi. Su un ritardo cominciato qualche anno fa, quindi, il calcolo non è quello della tabella qui sopra.

Domande frequenti

Cosa succede se registro in ritardo? Se il ritardo non supera i 30 giorni la sanzione è il 45% dell'imposta dovuta, con un minimo di 150 euro. Oltre i 30 giorni la registrazione si considera omessa e la sanzione sale al 120%, con un minimo di 250 euro. In regime di cedolare secca gli importi sono fissi, 150 e 250 euro. Il ravvedimento operoso riduce la sanzione in funzione di quanto presto si regolarizza.

Un contratto non registrato è valido? La legge 431/1998 subordina la validità dei contratti di locazione a uso abitativo alla registrazione. Un contratto mai registrato espone il locatore a contestazioni sul canone e a un contenzioso che tende a finire male per chi non ha adempiuto.

Chi paga l'imposta di registro, il proprietario o l'inquilino? Nei rapporti interni si divide a metà, salvo diverso accordo. Verso l'Agenzia entrambi rispondono in solido dell'intero importo.

Posso passare alla cedolare secca dopo il primo anno? Sì, esercitando l'opzione per le annualità successive. Registro e bollo già pagati per la prima annualità non si recuperano.

Entro quando si comunica la proroga del contratto? Entro 30 giorni dalla scadenza del contratto o della proroga precedente, con RLI web oppure con il modello RLI in ufficio. Nello stesso termine si versa l'imposta di registro, con codice tributo 1504 se si usa l'F24, oppure si conferma l'opzione per la cedolare secca.

Il rinnovo automatico del 4+4 va comunicato? Sì. Il rinnovo alla prima scadenza previsto dalla legge 431/1998 prolunga la durata del contratto, e per l'Agenzia delle Entrate ogni prolungamento è una proroga da comunicare.

Serve allegare l'APE? I nuovi contratti devono contenere la clausola con cui il conduttore dichiara di aver ricevuto le informazioni e la documentazione sulla prestazione energetica, con copia dell'attestato allegata, salvo il caso della locazione di singole unità immobiliari.

Devo registrare un affitto turistico di una settimana? No, se tra le stesse parti non si superano 30 giorni complessivi nell'anno. Restano gli altri adempimenti previsti per le locazioni brevi, che sono una cosa distinta dalla registrazione.

Quanto costa la marca da bollo se il contratto è lungo? 16 euro ogni 4 facciate scritte e comunque ogni 100 righe, per ciascuna copia da registrare. Un contratto di 12 facciate su due copie richiede quindi 6 contrassegni.

Fonti ufficiali

L'obbligo di registrazione, i soggetti tenuti e il termine di 30 giorni sono descritti nella scheda informativa dell'Agenzia delle Entrate sul contratto di locazione o affitto di beni immobili. Aliquote, minimo di 67 euro, imposta di bollo e detrazione per il pagamento in unica soluzione sono indicati nella scheda "Quanto si paga" del regime ordinario. Le modalità di compilazione e invio di RLI web, con le condizioni che esonerano dall'allegare il contratto, sono nella scheda dedicata. Aliquote ed effetti della cedolare secca sono nella scheda informativa relativa. Termine, codice tributo e conferma della cedolare per la proroga sono nella scheda sugli adempimenti successivi alla registrazione; il rinnovo dei contratti abitativi è disciplinato dagli articoli 2 e 3 della legge 9 dicembre 1998, n. 431. La disciplina generale dell'imposta di registro è nel DPR 26 aprile 1986 n. 131.

Disclaimer

Questa guida ha scopo informativo e non costituisce consulenza fiscale. Per la scelta del regime, il calcolo delle imposte dovute e le pratiche di ravvedimento rivolgersi a un commercialista o a un CAF. Vedi disclaimer YMYL.